Contabilidad

El emprendimiento de Sami ha crecido mucho en los últimos meses. Sus diseños gustan, los clientes vuelven y cada vez recibe más pedidos.

Una mañana, recibe un mensaje en sus redes sociales: le encargan 50 remeras para los egresados de quinto año, que deben estar listas el próximo mes. Es el pedido más grande que tuvo hasta el momento.

Sami se entusiasma, pero enseguida se da cuenta de que necesita una buena planificación.

Hasta ahora, Sami registraba lo que sucedía después de cada venta. Pero este nuevo encargo la obliga a mirar hacia adelante. Además, gracias a todo lo que aprendió, sabe que antes de confirmar el pedido necesita tener un panorama más claro sobre la producción, anticipar gastos e ingresos, y evaluar si le conviene aceptar el pedido. Para ello, precisa elaborar un presupuesto.

Un presupuesto es una herramienta de planificación financiera que permite estimar anticipadamente los ingresos y egresos de una persona, empresa o emprendimiento durante un período determinado. Su propósito es aportar información confiable para la toma de decisiones. Lejos de intentar “adivinar” el futuro, el presupuesto busca anticiparse a los hechos, lo que posibilita actuar a tiempo, controlar la evolución real y realizar los ajustes necesarios.

La elaboración de un presupuesto implica distintas etapas:

Etapa	Definición
1. Definir el objetivo	Determinar qué se quiere presupuestar: una empresa, un área específica, un proyecto, un evento, otros.
2. Establecer el período	Elegir el horizonte temporal: semanal, mensual, trimestral, anual, etc.
3. Estimar los ingresos	Prever las fuentes y montos de dinero que se espera recibir durante el período (ventas, cobros, subsidios, préstamos, otros).
4. Estimar los egresos	Identificar y cuantificar los costos y gastos previstos: - fijos, que no cambian de acuerdo con el volumen de la producción (alquiler, sueldos, servicios) - variables, que cambian de acuerdo con el volumen de la producción (materias primas, comisiones, costos de producción) - inversiones o gastos extraordinarios
5. Comparar ingresos y egresos	Determinar si el presupuesto proyecta superávit (ingresos mayores que gastos), equilibrio (ingresos iguales a los gastos) o déficit (gastos mayores que ingresos). Esto permite anticipar ajustes necesarios (reducir gastos, buscar nuevos materiales o mejores condiciones de cobros o pagos, otros).
6. Revisar y ajustar	Verificar si las estimaciones son realistas, basadas en datos históricos o expectativas fundadas. Ajustar según sea necesario para que sea viable.
7. Implementar	Una vez revisado y ajustado el presupuesto, queda la implementación a través de la ejecución de las acciones que correspondan, para luego controlarlo.
8. Controlar y hacer un seguimiento	Durante la ejecución del presupuesto, se deben comparar los resultados reales con lo presupuestado, para identificar desvíos y, eventualmente, tomar decisiones correctivas.

Veremos a continuación cómo calcular los ingresos y los gastos de un proyecto.

 La estimación de los ingresos

El presupuesto de ingresos es la estimación de los ingresos esperados durante un período determinado (días, semanas o meses), expresados tanto en unidades físicas (la cantidad de productos que se venderán) como en unidades monetarias (su valor en pesos).

En este paso, es necesario definir cuántas unidades se planea vender y a qué precio, de modo que los ingresos permitan cubrir los costos y generar una ganancia razonable. Por ejemplo, en el caso de Sami, se deberá calcular el monto total que espera cobrar por la venta de las 50 remeras en el plazo de un mes y determinar el precio unitario de venta que asegure la rentabilidad de su emprendimiento.

Para fijar el precio de venta es necesario conocer primero el costo unitario que genera el producto y el margen de ganancia que se desea obtener. Además, conviene analizar los precios de productos similares en el mercado en el que se venderá, ya que, si el precio propuesto queda por encima de los precios competidores, existe el riesgo de no poder concretar las ventas. Por eso, la determinación del precio requiere un análisis detallado que combine costos, objetivos de rentabilidad y condiciones del mercado.

Para tomar una decisión acertada, Sami salió a recorrer el barrio y comparar precios. Descubrió que en algunos locales se venden remeras sublimadas a $ 22.000, mientras que, en la feria donde va los fines de semana, otros emprendedores ofrecen remeras estampadas personalizadas a $ 12.000.

Con esta información, volvió a su taller y comenzó a hacer cuentas para estimar sus propios costos de producción. A diferencia del local, ella no paga impuestos, solo el alquiler de la feria cuando decide vender allí, y trabaja mayormente desde su casa.

Después de calcular cuidadosamente los materiales y gastos necesarios para producir las 50 remeras, obtuvo los siguientes datos:

Concepto	Costo total	Costo por unidad
Rollo de tela (1,5 m por remera)	$ 225.000	$ 4.500
Tintas (0,25 l por remera)	$ 50.000	$ 1.000
Hilo (0,25 m por remera)	$ 35.000	$ 550
Bolsa Kraft (50 unidades)	$ 20.000	$ 400
Etiquetas (50 unidades)	$ 15.000	$ 300
Papel de seda para envolver (50 unidades)	$ 10.000	$ 200
Stickers decorativos (50 unidades)	$ 5000	$ 100
Cinta adhesiva (0,2 m por remera)	$ 2000	$ 8
Gastos de producción	$ 362.000	$ 7058

El siguiente paso es fijar un precio por unidad adecuado. Para hacerlo, al costo unitario se le debe sumar una ganancia. Si el producto se vendiera exactamente al mismo precio que costó producirlo, no se obtendría ninguna ganancia y solo se recuperaría el dinero gastado. Para que un emprendimiento crezca y sea sostenible, el precio de venta siempre tiene que ser mayor que el costo de producción. 

Sticker Sami

Sami podría, por ejemplo, estimar una ganancia del 50 % sobre el costo. Es decir, sumar $ 3529 (el 50 % de $ 7058) al costo original. Por lo tanto, el precio de venta podría rondar los $ 10.587 por unidad.

Por último, debe tener en cuenta los precios de la competencia. Esta comparación le permite evaluar si el precio que calcula no solo cubre sus costos y le da ganancia, sino también si resulta competitivo y acorde al mercado donde vende.

Sticker Sami

En el caso de las remeras, los precios van desde los $ 12.000 en la feria hasta los $ 22.000 en el local. De este modo, un precio por unidad de $ 11.000 sería acorde, ya que cubre los costos, garantiza una ganancia razonable y se mantiene en un rango cercano al de la competencia. Así, al cobrar $ 11.000 por cada remera, Sami estima cobrar por las 50 remeras un total de $ 550.000. Este monto sería el total de ingresos esperado.

La estimación de los egresos

Se trata de estimar todos los costos y pagos necesarios para fabricar o comprar los productos que se venderán en el período proyectado (día, semana, mes u otro).

En todo emprendimiento productivo el presupuesto de gastos permite conocer cuáles y cuántos insumos serán necesarios para elaborar los productos. Una vez determinadas las cantidades, se pueden estimar las compras que habrá que realizar teniendo en cuenta el consumo previsto y las existencias disponibles.

El presupuesto de compras derivado de este cálculo ayudará a definir:

• las cantidades de materiales que se necesitarán
• las fechas más convenientes para adquirirlos (por ejemplo, aprovechando descuentos)
• los pagos que se deberán realizar y sus respectivos plazos, información clave para prever el movimiento de dinero (egresos)

Además, el presupuesto de gastos incluirá otros pagos propios de todo emprendimiento, como alquiler, servicios, sueldos, etc.

Algunos de estos gastos son fijos, es decir, no cambian de acuerdo con el volumen de la producción (por ejemplo, el alquiler de la feria, servicios o herramientas, traslados). Otros son variables o semifijos, es decir, cambian de acuerdo con el volumen de la producción (como las telas, tintas, hilos, packaging, otros).

Identificá en el cuadro de abajo qué gastos son fijos y qué gastos son variables (dependen de cuánto produzca).

Concepto	Costo total
Rollo de tela (1,5 m por remera)	$ 225.000
Tintas (0,25 l por remera)	$ 50.000
Hilo (0,25 m por remera)	$ 35.000
Bolsa Kraft (50 unidades)	$ 20.000
Etiquetas (50 unidades)	$ 15.000
Papel de seda para envolver (50 unidades)	$ 10.000
Stickers decorativos (50 unidades)	$ 5000
Cinta adhesiva (0,2 m por remera)	$ 2000
Transporte (auto de aplicación desde su casa hasta la escuela)	$ 7.000
Gastos finales	$ 369.000

Sticker Sami

Con este panorama, Sami entendió que el presupuesto de ingresos y de gastos iban de la mano: si planeaba vender más remeras, también debía gastar más en insumos. Ese balance era lo que le iba a permitir saber si tendría ganancias o si tendría pérdidas.